Применение ТБР для разработки программно-методического решения для быстрой и эффективной постановки финансового планирования и бюджетирования на предприятиях

1. ТБР и ЭВБ – под запросы рынка

Актуальные требования бизнеса

Время бурного роста, когда «денег всегда больше, чем расходов» закончилось еще в 2008 году, «дно» экономического кризиса пройдено, и экономика начинает набирать обороты. Однако о докризисных показателях роста остается только мечтать. В условиях усиливающейся конкуренции норма прибыли отраслей снижается пропорционально увеличению количества участников, и последним, кому-то для расширения, а кому-то для выживания, необходимо уже не только иметь коммерческий успех на рынке, но и:

Планировать: повышать предсказуемость развития компании путем планирования как своего финансового состояния, так и результатов операционной и финансовой деятельности и прогнозирования будущих финансово-экономических показателей, что позволяет

Анализировать: повышать обоснованность принимаемых управленческих решений путем выявления источников и причин отклонений плана от факта и координации будущих действий, что дает возможность

Эффективно управлять: определять и снижать необоснованные расходы, выявлять и «включать в работу» неиспользуемые резервы,

Что в итоге значительно повышает и эффективность работы компании в целом.

Роль информационной поддержки бизнеса в этих условиях значительно возрастает, а условия для автоматизации значительно ужесточаются:

• требования к системам автоматизации повышаются,
• бюджеты на автоматизацию ограничиваются,
• а сроки внедрения сокращаются,- результат нужен здесь и сейчас.

   

  В такой ситуации в выигрыше будут те команды, которые смогут удовлетворить эти, казалось бы, противоречивые требования клиента.

  Технологией, которая позволяет решить эти задачи, является Технология Быстрых Результатов (ТБР), разработанная компанией «1С».  

  Возможности автоматизации в условиях ограниченных ресурсов

Технология Быстрых Результатов (ТБР) — это технология управления внедрением программных продуктов. Технология предназначена для управления внедрением любых тиражных (типовых или отраслевых) решений фирмы 1С в рамках комплексных проектов автоматизации, преимущественно нацеленных на малый и средний бизнес. Основными принципами применения ТБР являются:

• Массовость (актуальность, интеллектуальная понятность и финансовая доступность),
• Гарантия приемлемого качества продукта на выходе,
• Минимизация рисков как заказчика, так и исполнителя (определяется направленностью на тиражные решения фирмы 1С и партнеров),
• Предсказуемость проекта (ТБР предполагает регулярный (ежемесячный) результат для заказчика и регулярные выплаты для исполнителя).

   

   

  Таким образом технология быстрого результата позволяет закрыть актуальные потребности рынка в снижении затрат и сроков внедрения систем автоматизации.

  Компания «1С:Автоматизация» решила развить позитивный эффект ТБР, направив усилия на развитие инструментов для решения задачи повышения эффективности управления бизнесом, и на основе ТБР сформировала ЭВБ (Экспресс — внедрение бюджетирования) — программно-методическое решение (далее — ПМР) для быстрой и эффективной постановки финансового планирования и бюджетирования на предприятии на основе флагманского ПП фирмы 1С, предоставляющего такие возможности, «1С:Управление производственным предприятием 8».

ТБР и ЭВБ в духе времени

Основная идея технологии быстрого результата: предоставление инструментов для значительного (до 50%) снижения стоимости, сроков и рисков проекта автоматизации при установленном приемлемом уровне качества, обеспеченном функционалом тиражируемых продуктов фирмы 1С.

ТБР строится на принципе: Достижение требуемого уровня качества при разумном перфекциони́зме, проще говоря, 80% результата за 50% усилий:

(График приведен из Описания технологии быстрого результата (BR-000-P)).

В рамках ТБР описаны и формализованы все необходимые шаблоны проектных документов, процедуры и методики их применения «на все случаи жизни» проекта, начиная с рекомендаций по подготовке презентации и коммерческого предложения и заканчивая оценкой удовлетворенности клиента и контрольным списком завершения проекта.

ЭВБ предполагает применение общих принципов, схем и методик ТБР, но практически все инструменты развиты и детализированы с учетом определенной направленности и специфики области финансового планирования и бюджетирования на предприятии на основе «1С:Управление производственным предприятием 8». Дополнительный инструментарий ЭВБ позволяет автоматизировать значительную часть технической работы по настройке системы, оптимальным образом использовать время и ресурсы как исполнителя, так и заказчика на проекте, сократить время реализации методологических элементов на основе разработанных методических моделей, формализовать документацию реализуемой бюджетной модели.

2. Преимущества ЭВБ

ПМР ЭВБ (Экспресс-внедрение бюджетирования) — комплекс стандартизированных процедур, инструментов и работ по внедрению и автоматизации бюджетного управления предприятием на основе решения «1С:Управление производственным предприятием 8» без доработок типового функционала в короткие сроки и с минимальными затратами.

По сравнению с традиционной проектной технологией, ПМР ЭВБ имеет определенные выгоды, которых помогает добиться разработанный в рамках решения инструментарий.

Выгоды применения ЭВБ:

1. «Гибкость». ЭВБ предоставляет комплекс стандартизированных процедур, инструментов и работ, из числа которых Заказчик самостоятельно определяет, какие включать в проект по автоматизации бюджетирования, а без каких можно обойтись.
2. «Предсказуемость». Весь проект разбивается на этапы. Состав работ и сроки по каждому этапу стандартизированы. По каждому этапу фиксируется определенный результат. Оплата производится по достижению результата каждого этапа.
3. «Вовлеченность». Решение рассчитано на активное участие заказчика в проекте, что для основных пользователей заказчика означает приобретение и/или развитие основных методологических навыков и приемов бюджетного управления, знакомство с функционалом, спецификой и ограничениями «1С:Управление производственным предприятием 8» на реальных данных своего предприятия. ЭВБ предполагает активное участие Заказчика в разработке необходимой к реализации методологии (бюджетной модели). Если Заказчик уже имеет разработанную методологию, это опять же позволит снизить затраты на Проект.
4. «Методология». Инструментарий включает в себя не только описание особенностей работы в «1С:Управление производственным предприятием 8», но и достаточно подробную методику использования самой технологии бюджетирования: шаблоны и примеры основной регламентирующей документации, концепцию работы по предметной области «Бюджетное управление» в «1С:Управление производственным предприятием 8», реализованные бюджетные модели «Бюджетирование в торговом холдинге» и «Бюджетирование на производственном предприятии» и их описания.
5. «Минимум рисков». Решение позволяет начать использовать технологию бюджетирования на предприятии в достаточно короткие сроки без привлечения разработчиков. Специалисты исполнителя настроят систему в пользовательском режиме без доработок типового функционала, что позволит сохранить поддержку (обновление) типовой конфигурации 1С.
6.  «Максимум возможностей». Инструментарий ЭВБ предлагает варианты реализации отдельных механизмов и бизнес-процессов, которые явно не выделены в подсистеме «Бюджетирование» типовой конфигурации: План счетов бюджетирования на основе российского плана счетов, процедура закрытия месяца, установка и расчет агрегированных целевых показателей, установка контролируемых и целевых значений по группам статей, выделение внутригрупповых оборотов, распределение накладных расходов и др.

Инструменты ЭВБ:

В целях минимизации затрат и сокращения сроков работ по проекту, разработаны и формализованы стандартизированные инструменты, учитывающие опыт внедрения у наших клиентов. Инструменты собраны в определенные блоки, каждый из которых несет определенную смысловую нагрузку:

1. Информация для Клиентов

• Краткая презентация о ПМР ЭВБ,
• Описание ПМР ЭВБ,
• Порядок взаимодействия в ходе предпроектных и проектных работ с применением ПМР ЭВБ.

   

   

  Информация позволит Клиенту получить представление о возможностях, преимуществах, инструментах, возможном ходе и результатах проекта при использовании ЭВБ.

1. Оперативная оценка проекта

    

    

   Специализированная Анкета позволит клиенту быстро сформулировать свои цели и задачи в области финансового планирования и бюджетирования и сообщить их для определения параметров проекта.

   Конструктор-калькулятор проекта поможет подобрать необходимый состав услуг под определенные нужды и бюджет. Конструктор предлагает три основных блока услуг в рамках технологии ЭВБ: Методологический блок, Программный блок и Обучающий блок. При выборе определенной услуги Калькулятор оперативно выводит приблизительную стоимость по блоку и проекту в целом.

2. Организация проекта

    

    

   Разработано два комплекта шаблонов проектной документации, уже учитывающих специфику предметных областей и предполагаемые параметры проекта:

• «Базовый»: минимальный объем работ, упрощенная организация управления проектом, формирование проектной документации Заказчиком с последующим согласованием Исполнителем,
• «Стандарт»: комплект включает большинство задач и этапов, решаемых в рамках Проекта, стандартная организация проекта, формирование проектной документации Исполнителем с последующим согласованием Заказчиком.

   

   

  В состав каждого комплекта входят:

  Договор на выполнение работ по настройке АС,

  Приложение №1 «Соглашение о проекте»,

  Приложение №2 «Состав работ по Договору»,

  Приложение №3 «Форма Акта сдачи — приемки работ по настройке АС»,

  Приложение №4  «Протокол соглашения о договорной цене».

  В большинстве случаев заказчику потребуются внести в шаблон только уникальные значения: наименования, должности, Ф.И.О. участников, даты и т.п.

1. Методические модели

    

    

   Разработано две методических модели (кейса) «Бюджетирование в торговом холдинге» и «Бюджетирование на производственном предприятии», каждая из которых включает:

• методологию бюджетной модели: пакет основных документов, регламентирующих процессы финансового планирования и бюджетирования на предприятии,
• реализацию бюджетной модели в «1С:Управление производственным предприятием 8»,
• описание и реализацию контрольного примера для тестирования данной модели в «1С:Управление производственным предприятием 8»,
• подробное «Описание реализованной бюджетной модели», формализующее все введенные в ходе проекта настройки и элементы.

1. Технические инструменты

    

    

   Разработаны механизмы автоматизированной загрузки нормативно – справочной информации в подсистему «Бюджетирование», которые помимо снижения стоимости и сроков проекта позволят оценить «набросок» реализуемой бюджетной модели в Системе в первые же дни проекта.

2. Передача опыта и знаний

    

    

   Разработана «Инструкция пользователя» по работе в подсистеме «Бюджетирование», которая содержит описание объектов блоков «Планирование», «Казначейство» и «Бюджетирование» Системы и порядок действий пользователей в Системе на каждом этапе бюджетного цикла:

• Ввод начальных остатков;
• Определение нормативных и целевых значений;
• Установка контролируемых значений (ограничений);
• Планирование (формирование бюджетов);
• Формирование консолидированных бюджетов;
• Утверждение бюджетов;
• Корректировка бюджетов;
• Учет фактических данных;
• Анализ результатов деятельности предприятия по плановым и фактическим данным.

   

   

  Данная инструкция гибко подстраивается под особенности конкретного предприятия, основываясь на типовом функционале «1С:Управление производственным предприятием 8» и достаточной стабильности бюджетного цикла: Планирование – Учет – Анализ – Принятие управленческих решений – Планирование.

  В рамках проекта также возможно формирование индивидуальных программ обучения и пользовательских инструкций по участкам системы, ролям пользователей или даже конкретным пользователям.

  На любом этапе проекта сотрудники Заказчика могут пройти разработанный компанией «1С:Автоматизация» курс обучения «Практика применения бюджетирования в конфигурации «Управление производственным предприятием 8», сертифицированный фирмой «1С», который позволит в недельный срок получить опыт применения подсистемы «Бюджетирование» на конкретных примерах при сравнительно низких финансовых затратах.

Резюме

Программно – методическое решение «Экспресс – внедрение бюджетирования» разработано на основе «Технологии Быстрого Результата» фирмы «1С» в целях усиления полезного эффекта при решении конкретной прикладной задачи: постановка и автоматизация финансового планирования и бюджетного управления на предприятиях, уже применяющих «1С:Управление производственным предприятием 8» для учетных целей.

Тестирование инструментов ПМР ЭВБ при внедрении подсистемы «Бюджетирование» на производственном предприятии компанией «1С:Автоматизация» показало действительную эффективность их применения.

Синергетический эффект ТБР и ЭВБ позволяет гарантировать требуемый уровень качества выполнения проекта и получить инструмент повышения эффективности бизнеса, который по соотношению «качество/цена» значительно превосходит аналог, реализуемый на основе традиционной проектной технологии.