Варианты постановки управленческого учета

В каждой компании наступает момент, когда Руководство задумывается о реальных результатах деятельности компании и решает организовать управленческий учет (УУ). Основные способы постановки методологии УУ на начальном этапе:

1. Принимает на работу экономиста,
2. Пытается самостоятельно использовать чужой опыт, взяв «на вооружение» скачанную из инета модель в Экселе или какую – либо универсальную модель (кстати, можно скачать такую для 1С:УПП и попробовать на данных своего предприятия, желательно на копии),
3. Привлекает внешнего консультанта или консалтинговую фирму.

    

   Рассмотрим характерные черты каждого из вариантов:

   Прием на работу экономиста. Как правило, экономист в компании должен быть, однако на данном этапе развития компании руководство не готово нанимать дорогого специалиста, так как ему придется платить зарплату не только в период разработки системы УУ (и это оправдано). Однако, редко на рынке можно найти хорошего спеца с опытом «за недорого». Последствия такого подхода, как правило, следующие: 6-12 месяцев вырабатывается модель УУ, неоднократно изменяясь, которая скорее всего не будет законченной, и не будет учитывать общепринятых норм учета. У руководства компании добавится проблема доверия к результатам работы экономиста, так как опыта нет, да и аргументировать свои решения он будет слабо. Ещё одна из проблем: текущий характер работы, когда не определены ни сроки, ни результаты.

   Вывод: экономист нужен, но постановку системы УУ ему лучше не доверять. Квалификация его должна позволять поддерживать и использовать систему УУ.

   Использование чужого опыта.  Такой вариант может предлагаться и на первый взгляд система подходит… вот только здесь и там немного подправить… Однако, до начала использования выясняется, что пока система всё же не готова: показатели не совсем те и не настолько детализированы, как хотелось бы, нормативы другие…, и объемы «немного» постоянно растут и затягивают внедрение. Если же начать использовать уже более-менее продвинутую систему, то у руководства возникает много вопросов «почему именно так???», а своих вариантов пока нет, да и подсказать некому. И пока методология и требования к учету в голове руководства не созреют, а после не лягут в основу системы, «чужая» система будет вызывать больше вопросов…

   Вывод: обучение на своих ошибках. Больше подходит для презентаций, анализа возможных вариантов, но не для использования «в лоб» на практике.

   Привлечение внешнего консульнанта / компанию. Как правило, опыта у внешнего консультанта будет достаточно, если он достаточно давно «в теме». Специалист с опытом может разработать модель за несколько недель, максимум месяц, но это, скорее всего будет законченная система со схемой закрытия периода. Квалификацию специалиста с опытом можно почувствовать практически сразу, исходя из предложенных им вариантов решения текущих вопросов, соответственно, доверие и отношение вообще к такому специалисту будет несравнимо выше, чем к собственному экономисту, да и вовлеченность руководства в процесс постановки системы УУ будет выше, так как работа проектная, с обозначенными сроками.

   А вот с консалтинговыми фирмами есть хитрость – люди в компаниях имеют свойство увольняться, тогда как из «послужного списка» проекты выполненные специалистами, которые в компании уже не работают, никто не убирает. Ещё одна проблема: хороших специалистов мало, тогда как часовая ставка консультанта редко кореллирует с его компетенциями… кому-то достанется стажер… Соответственно, смотреть нужно на конкретного спеца / команду, которых вам предлагают, а не на «ордена» компании.

   Вывод: для постановки системы УУ (как и любых других систем) наиболее оправданно привлечение профессионалов в режиме проекта с обозначением конкретных параметров (сроков , стоимости, результатов). При обращениях в консалтинговые компании «выбирайте» конкретного спеца / команду.

   Выбор программного продукта (инструмента)

   Инициация постановки УУ

   Как уже говорилось выше, пока руководство компании не «выносит» систему УУ у себя в голове, к системе будут вопросы и не будет доверия. Поэтому сначала необходимо обозначить основные положения Учетной политики УУ и «примерить» формы отчетности, основные показатели деятельности на практике путем проб и ошибок. Это лучше всего делать в Эксель (или в аналоге) по причинам:

• Распространенность и доступность,
• Простота и Гибкость,
• Функциональность достаточна для организации несложных систем формирования отчетности,
• 99% сотрудников умеют с ним работать.

   

  Но если Вы уже «прицелились» на какую-то Автоматизированную систему, желательно сразу анализировать соответствие Ваших «фантазий» с её возможностями.

  Этап становления УУ

  После того как система УУ начала использоваться, руководство будет её совершенствовать (предъявляя все новые и новые требования). При этом, как правило, начинают использоваться основные учетные схемы и методики:

• Необходима дополнительная расшифровка (аналитика) учетных данных (выручка по НГ, затраты по проектам…)
• Требуются средства параллельного учета по отдельным участкам (ОС, Налоги, Инвестиционная деятельность…)
• Требуются механизмы закрытия периода (Распределение косвенных затрат, определение финансового результата)
• Требуется формирование Управленческого / Прогнозного баланса…

   

  Для данного этапа в настоящее время «придумано» довольно много недорогих готовых решений. Выбор подходящего является наиболее эффективным вариантом, плюсом здесь так же будут дополнительные функции готового решения (например, подсистемы Бюджетирования, Казначейства, Управления договорами). Конечно, может (хотя и очень ограниченно) разрабатываться и использоваться и Самописное решение на основе имеющихся программ (например, 1С:Бухгалтерия + 1С:УТ) силами штатных сотрудников, но, как правило, таким способом получается решить лишь часть задач. При этом Собственник, Руководитель, Экономист выступают в качестве Постановщиков задач, а Штатные программисты (отдел ИТ) – исполнители. Соответственно, нужны будут свободные ресурсы, которых, как правило, не бывает, если их не принимают на выполнение этой конкретной задачи. Может с успехом использоваться и Эксель, но возможности его использования при большом объеме данных ограничиваются максимально возможным размером таблиц.

  Развитие УУ

  Развитие компании в группу компаний, приобретение других фирм, увеличение масштабов и направлений деятельности значительно усиливает давление на ФЭО в части:

• Объемов обработки информации,
• Технической части (используются различные учетные системы),
• Организации и регламентации процесса (различные сроки и форматы отчетности Юр. лиц, ЦФО)
• Методологии:

   

  Техника и Организация

  В части требований технической и организационной сторонам УУ как правило начинают предъявляться следующие требования:

• Различная дополнительная оперативная расшифровка (аналитика) вплоть до первичного документа,
• Использование данных Материального и Технологического нормирования,
• Многопользовательский режим,
• Гибкое разграничение доступа к данным,
• Контроль и управление процессом сбора, подготовки и консолидации отчетности,
• …

   

  Методология

  Методологически и технически часто требуется реализовать:

• Консолидация отчетности
• Определение периметра консолидации в сложной и динамичной организационной структуре
• Выделение внутригрупповых оборотов (ВГО) и исключение их из консолидированной отчетности
• Определение нереализованной прибыли в запасах (НРП) и исключение её из консолидированной отчетности
• …

   

  Самостоятельно реализовывать подобные средства и учетные механизмы нецелесообразно, и подобно изобретению колеса.

  На этапе развития рекомендуется привлекать внешних консультантов для проработки как методологических, так и технических и организационных вопросов. Очень часто это единственный вариант, который может дать желаемый результат. По многим причинам…

  ВЫВОДЫ

  Выбор программного продукта во многом зависит от:

• Стадии развития и зрелости системы УУ и бюджетирования
• Требований руководства и собственников к системе учета и планирования в компании
• Наличия собственных свободных ресурсов
• Сложности организационной и финансовой структуры и бизнес-процессов компании

   

  Я выделил 3 основных уровня зрелости систем УУ и бюджетирования:

1. Инициация – сбор отчетности вручную, первое применение,
2. Становление – применение основных методик и принципов учета и отчетности
3. Развитие – «стремление к совершенству»